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Consigli per migliorare la gestione del tempo

By 8 Marzo 2024Marzo 10th, 2024Marketing per psicologi
Consigli per migliorare la gestione del tempo

Come puoi immaginare, anche nell’ambito del marketing ci sono molte figure professionali specializzate in diverse attività, da quelle più strategiche a quelle operative. Si occupano solo di quello, è il loro lavoro.
Ma se sei psicologo e vuoi avere una presenza online, un po’ di marketing lo devi sapere fare anche tu. Almeno capirci qualcosa.

Introdurre il marketing per psicologi nella tua routine lavorativa vuol dire introdurre un altro elemento che richiede tempo e risorse, così come richiedono tempo e risorse la gestione dei pazienti, della formazione, in generale della tua agenda che deve includere lo spazio per te, per i tuoi affetti, hobby, interessi e svago.

E il tempo è una di quelle risorse che non puoi moltiplicare; il tempo è quello e non lo puoi estendere né bloccare.
Insomma, devi fare in modo di gestire bene il tuo tempo se vuoi che tutto si incastri senza esaurirti, perdere la motivazione, dover rinunciare a qualcosa di importante per te.

Fare fatica a conciliare tutti i tuoi impegni spesso dipende dall’assenza di organizzazione.
Ma col giusto approccio e l’utilizzo di tecniche per la gestione del tempo puoi trovare in modo efficace e veloce il tuo equilibrio.

Prima di passare a descriverti le principali tecniche per la gestione efficace del tempo, partiamo da una premessa.

La gestione efficace del tuo tempo

Per gestire efficacemente il tuo tempo, devi prima avere molto chiaro in mente quali sono tutte le attività che devi e vuoi svolgere e quali sono i tuoi obiettivi. Se non sai a priori cosa vuoi fare difficilmente riuscirai ad organizzare questo “cosa”… non sai cos’è!

E poi abbi chiaro in mente il perché lo fai. Mi spiego meglio.
In alcuni casi il tuo perché è ovvio… c’è da chiedersi perché vuoi avere del tempo da passare con i tuoi figli? Ma in molti altri casi – e se ci rifletti, molti più di quanto pensi – non ti è davvero chiaro il perché.

Ad esempio: vuoi fare dei video divulgativi perché hai visto che molti lo fanno e hanno un buon seguito. Sei proprio sicuro sia qualcosa che tu vuoi davvero fare? Che senti nelle tue corde? O vuoi farlo perché lo fanno gli altri? Perché ti sembra che così raggiungerai più facilmente più follower?

Perché il tempo si trova; te stesso non so quanto se impieghi il tuo tempo a far cose che non senti tue.
La vita è già piena di oneri e obblighi; non dartene ancora di più inutilmente.

Quindi, prima di descriverti alcune tecniche per la gestione del tempo, vediamo come stabilire delle priorità che siano giuste per te.

Linee guida per la gestione del tempo

Come fare a capire quali sono le tue priorità? Ci sono degli strumenti che possono aiutarti? Quali strategie adottare quando sei sommerso di cose da fare, ti arrivano stimoli da ogni dove e non sai come concentrarti al meglio?

Fai ordine

Dentro e fuori di te: fai chiarezza dentro di te su cosa per te è davvero prioritario, cosa è davvero importate, a cosa non vuoi rinunciare.
Che siano aspettative realistiche: certo non puoi immaginare di non lavorare! E’ un esempio banale, ma è per dirti che ci sono scocciature a cui non possiamo sottrarci.
Questo esercizio per funzionare deve essere concreto.
Fai ordine anche fuori da te: la postazione in cui lavori è troppo incasinata? Sistemala.
Nel tuo studio ci sono pile di libri che non hai ancora messo a posto? Fallo.
Ti darà un gran senso di leggerezza, vedrai. E sentirai che, come lo spazio intorno a te, anche tu sarai più libero.

Usa strumenti

Digitali o cartacei: ci sono un mucchio di strumenti che puoi utilizzare… calendari, agende, app. Tutto quello che può aiutarti nella pianificazione e che ti permette di “bloccare” il tuo tempo da impiegare per svolgere compiti specifici.
Per esempio facendo delle to do list, delle liste di cose da fare: mettere nero su bianco l’elenco delle cose da fare ti aiuta a mantenere il focus, darti delle priorità. E ogni volta che hai terminato una delle attività presenti in lista, spuntala: proprio visivamente, vedere che hai ‘fatto’ qualcosa ti farà sentire più motivato e soddisfatto. E’ un piccolo trick, trucchetto, psicologico ma funziona!

Metti dei paletti

Per portare a termine tutto quello che devi fare non hai solo bisogno di tempo e organizzazione, ma anche di concentrazione. Riduci più che puoi le distrazioni, per esempio spegni o metti da parte il telefono quando sei impegnato.
Stessa cosa per il contesto e l’ambiente intorno a te: fai ordine come abbiamo detto sopra e non lasciare che cose esterne vadano a inquinare il tuo equilibrio; crea e mantieni insomma un ambiente tranquillo.
E non temere di dire dei no, ti serve a stare meglio. Se dire un sì di troppo vuol dire che fai qualcosa che non ti va davvero di fare, che poi mentre la fai ti senti in colpa e pensi a quello che avresti davvero voluto fare, beh, non ne vale la pena per nessuno; non sovraccaricarti di responsabilità.

Il tempo che dedichi a te stesso e ai tuoi cari deve essere un tempo di qualità, momenti in cui sei presente e totalmente dentro la situazione per potertela godere appieno.

 

Tecniche per aiutarti a gestire le tue priorità

Nella gestione del tempo (o time management) la cosa davvero importante è partire dal definire le priorità.
Dato che il tempo è quello che è, stabilire i diversi livelli di importanza ti consente poi di capire quanto tempo (appunto!) va dedicato a un compito, in qualche fascia oraria e giorno della settimana. Insomma, di capire come incastrare tutto in modo efficace.

Esistono delle tecniche anche per questo, strategie che ti aiutano a mettere nero su bianco e far chiarezza sulla reale importanza di ogni compito e bilanciare le cose da fare.

Metodo ABCDE
è una tecnica di definizione delle priorità molto semplice. Ogni lettera indica il livello di urgenza. Ad ogni compito va quindi assegnata una lettera. A per i compiti che sono urgenti e non prorogabili: per esempio, data di scadenza della rata del mutuo; B per i compiti che si devono fare e vanno pianificati: per esempio, portare il figlio a nuoto; C per i compiti che rientrano nell’ambito del piacere più che del dovere: per esempio, organizzare una cena tra amici; D per i compiti che si possono delegare: per esempio, chiamare qualcuno per far le pulizie; E per i compiti superflui: per esempio, organizzarti per andare a fare la spesa una volta alla settimana e non due

Matrice di Eisenhower
prende il nome dall’ex presidente degli Stati Uniti e consiste nell’organizzare le attività sulla base di urgenza ed importanza. Si crea quindi questa matrice in cui i 4 quadranti hanno compiti che sono: urgenti ed importanti; urgenti e non importanti; non urgenti e non importanti; non urgenti e importanti. Un compito è urgente se richiede attenzione immediata e importante se influiscono significativamente sul raggiungimenti dei tuoi obiettivi lavorativi o personali

Metodo GTD (getting things done)
questo metodo si focalizza sull’essere presente a te stesso mentre stai svolgendo un compito, sul focus e sul non lasciarsi distrarre.
Prima di tutto, è importante registrare qualsiasi cosa su un’agenda o qualsiasi cosa ti consenta di svuotare la mente da quel pensiero. Appuntandole liberi la mente dal pensiero costante di quella cosa ed eviti di dimenticare dettagli. Poi decidi cosa può essere demandato ad altri, cosa programmato, cos’è da fare subito e definisci anche il quando segnando date e orari

Regola dell’80/20 (Principio di Pareto)
dallo studioso Pareto che lo applicò all’ambito economica, si chiama così perché sostiene che l’80% degli effetti proviene dal 20% delle cause, ovvero: l’80% dei risultati può essere ottenuto concentrando l’attenzione sul 20% delle attività più importanti. E quindi… definisci il tuo 80% e concentrati su quello che saranno le attività per te più rilevanti e che ti porteranno i risultati migliori

 

Tecniche per aiutarti a gestire meglio il tempo

Veniamo adesso a delle tecniche che servono ad aiutarti a gestire al meglio il tempo e ottimizzare la tua agenda.
Ce ne sono tante, sicuramente anche altre oltre a queste. Credo però ti serva soprattutto capire la logica e poi trovare quella che si adatta di più a te e alle tue esigenze e, perché no, trovare il tuo modo di crearti le tue strategie di gestione del tempo!

Aggiornamento e revisione regolare dell’agenda
prima di tutto, abbi un’agenda. Cartacea o digitale, poco importa. Alla base di una buona organizzazione c’è un “posto” (documento sul drive, agenda cartacea, calendar, app, quello che ti piace di più) in cui è raccolto tutto ciò che devi fare; si parte da lì per stabilire priorità e tempistiche

Tecnica del pomodoro
questa è molto nota. Prende il nome dal timer da cucina che era appunto a forma di pomodoro dell’inventore, tale Francesco Cirillo.
Consiste nel lavorare in blocchi di tempo di 25 minuti (chiamati “pomodori” sempre per la storia della forma del timer); ogni 25 minuti si fa una breve pausa, di solito di 10 minuti

Regola dei due minuti
altro classicone e altra strategia molto semplice ed efficace. Rifletti sul compito che devi svolgere: se devi far qualcosa che richiede meno di due minuti per essere portato a compimento, falla subito

Metodo dei blocchi
questo è il mio preferito, la strategia che uso regolarmente. Assegno un blocco di tempo (per esempio: due ore di sabato mattina) per un’attività specifica e durante quel blocco faccio quello e quello soltanto. Aiuta molto nel creare una routine e fare ordine: fai solamente una cosa e la fai bene

To do list e checklist
io lo faccio prima di iniziare la giornata, c’è chi preferisce farlo la sera prima di chiudere tutto. crea una checklist delle attività da completare. Segna le attività man mano che vengono svolte. Quando fai queste liste, raggruppa le attività che sono simili (si chiama batching): raggruppare cose da fare che hanno punti in comune (per esempio: dedico un’ora alla scrittura di un post per i social; poi passo alla stesura di un articolo; la cosa in comune è scrivere) mantiene un filo conduttore nella tua mente e ottimizza le tue energie, riducendo il tempo e il carico cognitivo nella transizione tra compiti diversi

E nel digitale?

Non ultimo… il marketing online! Siamo partiti da qui!
Sai quante cose puoi automatizzare?
I post sui social li puoi programmare una sola volta, per esempio: li carichi, li imposti e poi inserisci data e ora che preferisci. Ti risparmia tanto tempo. Puoi automatizzare un mucchio di compiti ripetitivi ottimizzando ulteriormente la gestione del tuo tempo, migliorando la produttività, la qualità di quel che fai e soprattutto riducendo lo stress legato al sentirsi sopraffatti dalle troppe cose da fare.

Quando decidi quale strategia fa per te, ricorda anche di sperimentare.
Magari c’è un altro metodo con cui ti troveresti meglio oppure puoi adattarlo meglio alle tue specifiche esigenze.
Ciò che funziona per una persona potrebbe non essere adatto a un’altra.
Il concetto è provare e adattare, trovare la tua strategia su misura per te, che funzioni meglio per te, per le tue esigenze e il tuo stile di vita.

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Puoi trovare anche altri contenuti nella mia rubrica di Psicologia Digitale su Stateofmind.it e su Agenda Digitale.
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Image credits Freepik.

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